La gestion des notes de frais VTC est l’un des angles morts de la comptabilité des PME françaises. Contrairement aux remboursements kilométriques (bien documentés), les règles qui s’appliquent aux courses Uber, Bolt, Heetch ou Marcel en entreprise restent floues pour beaucoup de dirigeants et de comptables. Ce guide clarifie tout.
Les VTC professionnels sont-ils déductibles ?
Oui, entièrement. Les frais de transport professionnel (VTC compris) sont des charges déductibles du résultat de l’entreprise, à condition qu’ils soient engagés dans l’intérêt de l’entreprise et justifiés par une pièce justificative (facture).
La condition principale : le déplacement doit être à caractère professionnel. Trajets domicile-travail, déplacements clients, rendez-vous commerciaux, transport vers un lieu de formation, déplacements pour des événements professionnels — tout cela est éligible. Les déplacements personnels payés avec la carte entreprise ne le sont pas.
TVA récupérable sur les VTC professionnels
C’est ici que beaucoup d’entreprises laissent de l’argent sur la table. La TVA sur les courses VTC professionnelles est récupérable à 100%, au taux de 10% (taux réduit applicable au transport de personnes).
Exemple concret : une course Bolt Business à 50€ comprend 4,55€ de TVA récupérable. Sur 100 courses/mois, c’est 455€ de TVA récupérée chaque mois — soit 5 460€ par an. Pour cela, vous devez disposer d’une facture mentionnant la TVA, ce que les plateformes B2B fournissent automatiquement.
Condition pour récupérer la TVA
- Votre entreprise doit être assujettie à la TVA (le cas de la quasi-totalité des sociétés commerciales)
- Vous devez disposer d’une facture mentionnant la TVA (pas un simple ticket de caisse)
- Le déplacement doit être à caractère professionnel
Les plateformes Bolt Business, Uber for Business, Heetch Business et Marcel Professional émettent toutes des factures mensuelles consolidées conformes aux exigences fiscales françaises, avec TVA détaillée.
Le problème des courses payées avec une carte personnelle
Dans beaucoup de PME, les collaborateurs commandent des VTC depuis leur application personnelle et soumettent une note de frais. C’est légal mais administrativement pénible. Voici les problèmes que ça génère :
- Pièce justificative insuffisante : l’email de confirmation Uber ou Bolt n’est pas une facture au sens fiscal. Il faut télécharger la vraie facture depuis l’application.
- TVA souvent manquée : sans facture, la TVA n’est pas récupérée
- Délais de remboursement : les collaborateurs avancent leurs frais et attendent le remboursement
- Contrôle limité : difficile de vérifier si le déplacement était vraiment professionnel
La solution : centraliser les déplacements sur un compte Bolt Business ou Uber for Business. Vos collaborateurs commandent depuis l’application sans avancer de frais, et vous recevez une facture mensuelle consolidée avec toute la TVA récupérable.
Facturation centralisée + TVA récupérable — Code ENTREPRISE — voir comment l’activer
Trajets domicile-travail en VTC : cas particulier
Les trajets domicile-travail sont en principe des dépenses personnelles, non déductibles. Cependant, il existe des cas où ils deviennent déductibles pour l’entreprise :
- Horaires décalés : si vos collaborateurs travaillent de nuit ou très tôt le matin quand les transports en commun ne fonctionnent pas
- Lieu de travail non desservi par les transports en commun
- Transports en commun perturbés (grèves, incidents) : conservez les justificatifs de perturbation
Dans ces cas, le VTC pour le trajet domicile-travail peut être pris en charge par l’entreprise et déduit, sous réserve de justification.
Avantage en nature : quand le VTC devient imposable pour le salarié
Si l’entreprise prend en charge un VTC pour un déplacement non professionnel d’un salarié, cela constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu du salarié. Ce cas se présente notamment pour les trajets domicile-travail hors conditions exceptionnelles.
Pour éviter tout litige, la bonne pratique est de définir une politique de voyage claire, accessible à tous les collaborateurs, qui précise les types de déplacements pris en charge et les conditions.
Comment mettre en place une politique de transport VTC efficace
Étape 1 : Choisir une plateforme centralisée
Optez pour Bolt Business ou Uber for Business. Créez un compte entreprise unique, ajoutez tous les collaborateurs autorisés, et définissez les règles d’utilisation directement dans la plateforme.
Étape 2 : Définir une politique de voyage
La plupart des plateformes B2B permettent de configurer des règles automatiques :
- Budget maximum par course (ex: 60€ hors Île-de-France, 100€ pour les trajets aéroport)
- Créneaux horaires autorisés (ex: pas de VTC entre 10h et 16h si les transports fonctionnent)
- Catégories de véhicules autorisées (économique uniquement pour les déplacements courants, premium pour les déplacements clients)
Étape 3 : Intégrer dans votre flux comptable
Bolt Business et Uber for Business exportent les factures mensuelles en PDF et en CSV. Ces fichiers s’importent directement dans la plupart des logiciels comptables (Sage, Cegid, QuickBooks, Pennylane). Le code comptable à utiliser est généralement le compte 6231 (Transport sur achats) ou 625 (Déplacements, missions et réceptions) selon votre plan comptable.
Résumé des règles fiscales VTC professionnels
| Situation | Déductible ? | TVA récupérable ? | Justificatif requis |
|---|---|---|---|
| Déplacement client / RDV commercial | ✅ Oui | ✅ 10% | Facture + objet du déplacement |
| Trajet domicile-travail (conditions normales) | ❌ Non | ❌ Non | — |
| Trajet domicile-travail (horaires décalés) | ✅ Oui | ✅ 10% | Facture + justif. horaires |
| Déplacement formation | ✅ Oui | ✅ 10% | Facture + convocation formation |
| Déplacement salon / événement pro | ✅ Oui | ✅ 10% | Facture + invitation/badge |
| Déplacement personnel payé avec carte entreprise | ❌ Non | ❌ Non | — |
Simplifiez vos notes de frais VTC — Code ENTREPRISE
FAQ — Notes de frais VTC
L’email de confirmation Uber est-il une facture valable ?
Non. L’email de confirmation n’est pas une facture au sens fiscal. Il faut télécharger la vraie facture depuis l’historique de votre application (section « Factures » dans Uber ou Bolt). Pour les comptes B2B (Uber for Business, Bolt Business), une facture mensuelle consolidée est émise automatiquement.
Le trajet domicile-bureau en VTC est-il remboursable par l’entreprise ?
En principe non, sauf situations exceptionnelles (horaires décalés, absence de transports en commun, grèves). Dans ces cas, le remboursement est possible et déductible. Hors ces conditions, la prise en charge constitue un avantage en nature soumis à cotisations et à l’impôt.
Peut-on déduire les frais VTC sans facture ?
Techniquement, une note de frais avec le montant et l’objet du déplacement peut suffire comme justificatif interne. Mais sans facture avec TVA, vous ne pouvez pas récupérer la TVA (10%) — ce qui représente une perte de 9% sur chaque course. Toujours obtenir la facture.
